Что такое многоуровневый справочник. Использование справочников. Общие принципы работы с документами и журналами в программе

Справочники. Многоуровневые и подчиненные. Периодические реквизиты справочников

В программе 1С: УТ справочники служат для хранения условно - постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Они также используются для организации аналитического учета. Справочники организованы в виде таблиц, в которых хранится однотипная информация об объектах.

Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников.

Например , если в счете требуется вводить наименование организации - клиента, выбор элемента из справочника клиентов позволит избежать ошибочного ввода наименования разными конечными пользователями.

Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:

Ø Просмотра и редактирования - форма справочника открывается при помощи главного меню, кнопки на панели инструментов, нажатием кнопки другой формы;

Ø Выбора - открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника, клавишей F4.

Отличие между двумя этими режимами заключается в том, что в режиме выбора можно установить курсор на требуемый элемент справочника и по нажатию клавиши Enter ввести текущий элемент как значение редактируемого реквизита или константы.

На этапе создания справочников может быть объявлен одноуровневый или многоуровневый справочник до 10 уровней вложенности.

Одноуровневый справочник - это простой список элементов.

Многоуровневый справочник - это иерархический список, в котором записи объединяются в группы.

Использование многоуровневых справочников позволяет организовать информацию с нужной степенью детализации.

Система 1С: Предприятие имеет механизм поддержки подчиненных справочников. Такой механизм позволяет связать между собой элементы разных справочников:

Ø организации и договора с ним,

У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника - владельца.

Существует несколько общих элементов, которые имеет каждая форма справочника.

Верхняя строка - заголовок в ней отображается название справочника. Если справочник является подчиненным, то в заголовке окна справочника выдается наименование элемента из справочника родителя.

Окно в общем случае представляет собой таблицу, состоящую из отдельных граф. Состав и взаимное расположение граф, отображаемых в форме справочника, могут различать несколько режимов работы.

Если справочник имеет иерархическую структуру, окно справочника может содержать дерево групп.

Если справочник содержит много элементов и имеет много граф, то в таблице появляются полосы прокрутки.

Если для текущего справочника в меню «Действия» установлен показ в виде иерархического списка, то появляются следующие знаки:

Ø строка содержит название группы и открыта для просмотра;

Ø строка является элементом справочника;

Ø строка соответствует группе элементов, двойной щелчок открывает доступ к элементам справочника.

Основное назначение.

Для работы с постоянной и условно постоянной информацией с некоторым множеством значений в системе используются объекты типа «Справочник». Система 1С:Предприятие 8 позволяет вести практически неограниченное количество необходимых справочников. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов: должностей, сотрудников, клиентов, товаров и т. д. Каждый такой объект называется элементом справочника.

С точки зрения пользователя, следует иметь в виду, что в Конфигураторе создается не сам справочник, как список значений, а разрабатывается заготовка справочника, его шаблон. В процессе конфигурирования описывается структура информации, которая будет храниться в справочнике, разрабатывается экранное и, если необходимо, печатное представление справочника, задаются различные особенности его поведения.

Реквизиты справочника.

В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет Код и Наименование . Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым. Система 1С:Предприятие 8 предоставляет широкие возможности по работе с кодами элементов справочника: автоматическое присвоение кодов, автоматический контроль уникальности кода и другие.

Помимо Кода и Наименования, в справочниках системы 1С:Предприятие может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника. Для хранения такой информации в справочнике могут быть созданы дополнительные реквизиты (поля). Например, справочник Сотрудники почти наверняка будет иметь реквизиты Должность, Оклад, ДатаПриема и другие.

Типы данных.

Для каждого реквизита справочника необходимо задать тип данных, например, «число», «строка», «дата», булево (Истина или Ложь). Это базовые типы, но можно указать и сложные типы данных. Например, реквизит Должность имеет тип данных Должности. В этом случае, значения этого реквизита будут выбираться из справочника Должности. Так реализуется простейшая связь между справочниками, когда значения реквизитов одного справочника выбираются из элементов другого справочника.

Виды справочников.

Иерархические справочники — Список элементов справочника в системе 1С:Предприятие 8 может быть многоуровневым. В этом случае все строки справочника будут разделяться на 2 вида: «просто» элементы справочника и группы справочника. Группы позволяют переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать ввод информации в справочник с нужной степенью детализации. Элементы и группы элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую.

Подчиненные справочники — Между справочниками может быть установлено отношение подчиненности. В терминах реляционных баз данных, между таблицами устанавливается связь «один-ко-многим». В этом случае каждый элемент подчиненного справочника будет связан с одним из элементов справочника-владельца. Иногда можно сказать, что элементы одного справочника принадлежат элементам другого. Например, в системе может быть справочник Договора. Тогда его можно сделать подчиненным справочнику Клиенты. Это означает, что клиент владеет договорами и у одного клиента может быть несколько договоров.

Табличная часть.

В платформе 1С реализована возможность для элемента справочника задавать одну или несколько табличных частей. Эту возможность рекомендуется использовать для отражения информации, связанной с данным элементом, но не имеющей собственной объектной сущности (для которых рекомендуется заводить подчиненные справочники). Например, для справочника Сотрудники могут быть заведены табличные части Образование и СоставСемьи. Работа с табличными частями похожа на работу с подчиненными справочниками за исключением того, что табличные части не могут использоваться в качестве значений реквизитов других объектов.

Примеры работы со справочниками в 1С.

СпрСотрудники = Справочники.Сотрудники ; // или
СпрДолжности = Справочники [ «Должности» ];

//Создание и запись нового элемента справочника

НовЭл = Справочники . Сотрудники . СоздатьЭлемент ();
НовЭл. Наименование = «Петров Петр Петрович» ;
НовЭл. Оклад = 5000 ;
НовЭл. Записать();

//Создание и запись новой группы справочника

Нов = Справочники. Сотрудники. СоздатьГруппу();
Нов
Нов. Записать(); // или
Нов = Справочники[ «Сотрудники»]. СоздатьГруппу();
Нов. Наименование = «Работающие» ;
Нов. Записать();

ПустаяСсылка = Справочники. Валюты. ПустаяСсылка();
Если ПустаяСсылка. Пустая() Тогда
Сообщить(«Ссылка пустая.» );
КонецЕсли;

// Поиск элемента справочника, если элемент найден, то он возвращается, иначе возвращается значение Неопределено

СпрСотр = Справочники. Сотрудники;
НайденныйСотр = СпрСотр. НайтиПоКоду(123 ); //ищем по коду
НайденныйСотр = СпрСотр. НайтиПоНаименованию(«Иванов Иван Иванович» ); //ищем по наименованию
НайденныйСотр = СпрСотр. НайтиПоРеквизиту(«Оклад» , 5000 ); //ищем по реквизиту

Если НайденныйСотр = Неопределено Тогда
//элемент не найден
Иначе
//элемент найден
КонецЕсли;

//Удаление элемента справочника

СпрСотр = Справочники. Сотрудники;
СпрСотр. Удалить(); //непосредственное удаление текущего элемента справочника
СпрСотр. УстановитьПометкуУдаления (Истина); //пометка на удаление
СпрСотр. УстановитьПометкуУдаления (Ложь); //снять пометку на удаление

//можно проверить, помечен ли элемент на удаление
//свойство ПометкаУдаления имеет тип Булево (Истина или Ложь)

Пометка = СпрСотр. ПометкаУдаления; //обратите внимание: это свойство
Если Пометка = Истина Тогда
//элемент помечен на удаление
КонецЕсли;

//перебор элементов справочника

Выборка = Справочники. Сотрудники. Выбрать();
// начало перебора элементов справочника в цикле
…
Сообщить(«Сотрудник « + Выборка. Наименование);
КонецЦикла;

//перебор внутри группы (при иерархической структуре), группа в 1С является родителем для элементов внутри

СпрСотр = Справочники. Сотрудники;
ГруппаРаботающие = СпрСотр. НайтиПоНаименованию(«Работающие» );
Выборка = СпрСотр. Выбрать(ГруппаРаботающие);
Пока Выборка.Следующий() = 1 Цикл
//действия с очередным элементом
Сообщить («Сотрудник « + Выборка.Наименование );
КонецЦикла;

//выборка элементов справочника, подчиненного другому справочнику

Выборка = Справочники. НалоговыеЛьготы. Выбрать( , Сотрудник); //тут сотрудник — ссылка на элемент справочника сотрудники
Пока Выборка. Следующий() = 1 Цикл
//действия с очередным элементом
Сообщить(«льгота « + Выборка. Наименование);
КонецЦикла;

// Как внести изменения в элемент справочника по ссылке

ОбъектСправочника = СсылкаНаЭлемент. ПолучитьОбъект();
ОбъектСправочника. Комментарий = «Контрагент изменен.» ;
ОбъектСправочника. Записать();

// Как узнать принадлежность элемента справочника группе с учетом уровней иерархии

Если СсылкаНаЭлемент. ПринадлежитЭлементу(СсылкаНаГруппу) Тогда
Сообщить(СсылкаНаЭлемент. Наименование + » принадлежит « + СсылкаНаГруппу. Наименование);
КонецЕсли;

// Как скопировать существующий элемент справочника

Копия = СсылкаНаЭлемент. Скопировать();
Копия. Наименование = Копия. Наименование + » КОПИЯ» ;
Копия. УстановитьНовыйКод();
Копия. Записать();

// Как выяснить уровень вложенности элемента справочника

// Примеры работы со справочниками в 1С с помощью языка запросов
// Как обойти все элементы справочника

Запрос = Новый Запрос;
Запрос. Текст =
«ВЫБРАТЬ
| Контрагенты.Ссылка
| ИЗ
| Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты»;

СсылкаНаГруппу = Справочники. Контрагенты. ПустаяСсылка();
СсылкаНаЭлемент = Справочники. Контрагенты. ПустаяСсылка();

Если ВыборкаДетальныеЗаписи. Ссылка. ЭтоГруппа Тогда
СсылкаНаГруппу = ВыборкаДетальныеЗаписи. Ссылка;
Иначе
СсылкаНаЭлемент = ВыборкаДетальныеЗаписи. Ссылка;
КонецЕсли;
КонецЦикла;

// Как отобрать элементы справочника по родителю (перечислим все элементы группы)

Запрос. УстановитьПараметр(«Родитель» , СсылкаНаГруппу);

РезультатЗапроса = Запрос. Выполнить();

ВыборкаДетальныеЗаписи = РезультатЗапроса. Выбрать();
Сообщить(СсылкаНаГруппу. Наименование + «:» );
Пока ВыборкаДетальныеЗаписи. Следующий() Цикл
Сообщить
КонецЦикла;

// Как отобрать элементы справочника по владельцу (перечислим все договоры контрагента)

Запрос. УстановитьПараметр(«Владелец», СсылкаНаЭлемент);

РезультатЗапроса = Запрос. Выполнить();

ВыборкаДетальныеЗаписи = РезультатЗапроса. Выбрать();
Сообщить(СсылкаНаЭлемент. Наименование + «:» );
Пока ВыборкаДетальныеЗаписи. Следующий() Цикл
Сообщить(» « + ВыборкаДетальныеЗаписи. Ссылка);
КонецЦикла;

// Как отобрать элементы справочника по коду, наименованию, реквизиту

Запрос. УстановитьПараметр(«Наименование» , «руб.» );
Запрос. УстановитьПараметр(«Код» , «643» );
Запрос. УстановитьПараметр(«НаименованиеПолное» , «Российский рубль» );

РезультатЗапроса = Запрос. Выполнить();

ВыборкаДетальныеЗаписи = РезультатЗапроса. Выбрать();

Пока ВыборкаДетальныеЗаписи. Следующий() Цикл
Сообщить(ВыборкаДетальныеЗаписи. Ссылка);
КонецЦикла;

В предыдущих уроках мы рассмотрели с Вами, что конфигурация 1С состоит из набора различных объектов 1С. Такие объекты бывают разных видов.

Сегодня мы рассмотрим особенности одного из видов объектов 1С Предприятие – справочников.

Справочники 1С 8.2 предназначены для хранения информации, которая будет использована в других объектах 1С – документах, отчетах. Таким образом учет в 1С ведется в разрезе (по) справочников.

Информация, которая хранится в справочниках называют Нормативно-справочной информацией.

Справочники 1С 8.2 делятся на собственно Справочники и Классификаторы. Под Классификаторами (в разговорах программистов 1С) понимаются справочники, состав которых утвержден государством (а таких куча, например Классификатор стран мира или Классификатор единиц измерения).

Тем не менее это не мешает во множестве компаний такие классификаторы исправлять и дополнять как хочется.

Зачем нужны Справочники 1С

Яркий пример можно сделать на примере товара. Есть некий товар, например «Лопата». Движения этого товара (покупка, поступление на склад, продажа) оформляются определенными документами.

В «жизни» — это бумажные документы, т.к. некие бланки, при заполнении которых каждый просто пишет от руки — Лопата, 20 штук.

В электронной системе, 1С – это электронные документы, где также есть поле товара. Но если каждый оператор будет писать наименование товара от руки, то могут быть опечатки. И тогда купили мы «Лопату», а продали «Лапату». Дополнительно – минус в том, что нам придется это писать множество раз.

Поэтому мы заводим список товаров, в который один раз заводим этот товар. Чтобы указать товар в документах, достаточно выбрать его из готового списка. Дополнительный плюс — когда мы заводим товар в список, мы можем указать какие-либо данные по нему, например «Страна происхождения».

Таким образом справочники в 1С Предприятие – это готовые списки данных, которые нужны для учета – товары, клиенты и прочее. Пользователи могут дополнять и изменять эти списки самостоятельно.

Где расположены Справочники 1С 8.2

В режиме 1С Предприятие пользователь работает с пользовательским интерфейсом, который разработал для него программист. У разных пользователей может быть разный интерфейс. Поэтому каждый конкретный справочник программист мог расположить в совершенно различных меню.

В толстом клиенте, у пользователя с административными правами (Администратор) есть стандартное меню Операции. В этом меню есть пункт «Справочники», через который можно открыть любой справочник.

В тонком клиенте, у администратора тоже есть меню, только называется Все функции. Его работа аналогична пункту Операции.

В режиме 1С Конфигуратор справочники находятся в одноименной ветке Конфигурации, в окне конфигурации. Раскрыв ветку мы можем начать работать с любым справочником (точнее изменять или настраивать его шаблон). Для того, чтобы начать с ним работу нужно кликнуть по нему два раза мышкой.

Как выглядят Справочники 1С

При открытии справочника Вы видите его форму списка. Так как справочник – это список данных, то в этой форме мы его и видим. Список может быть сгруппирован по группам для удобства использования.

Нажав на группу мы проваливаемся в нее. Нажав на элемент – открывается форма элемента справочника. Она состоит из группы полей этого справочника, который предполагается заполнять.

В 1С Предприятие у справочников есть обычно два обязательных поля, по которым один элемент можно отличить от другого. Это код и наименование справочника. Однако программист может отключить наличие этих полей, хотя это делается редко.

Поле Код, которое заполняется обычно автоматически (номера по порядку) обычно по-умолчанию закрыты от редактирования пользователем. Изменить можно вот таким способом (конечно если это разрешено правами).

Справочники 1С 8.2 могут быть связаны между собой (подчиненный справочник 1С). Например, у одного элемента справочника Клиенты может быть несколько подчиненных элементов справочника Договоры с клиентами.

Настройка и разработка Справочников 1С

Создать новый справочник 1С или изменить существующий можно в конфигураторе. Общая методика работы такая же, как с другими объектами 1С, что было рассмотрено в предыдущем уроке.

Основные особенности Справочников 1С, по закладкам:

Для создания подобного рода справочников потребуется немного другая структура базы данных. Ведь как уже говорилось, подобные справочники создают для облегчения выбора значения из списка с большим количеством записей, которые фильтруются по выбранному значению (параметру) в другом списке. А это значит, что потребуется связать две справочные таблицы, организовав из них составной справочник.

В предыдущей главе предлагалось вместо создания множества однотипных справочников сделать один макет справочной формы и цеплять к нему источник данных при запуске. Но можно углубиться еще дальше. Воспользуемся идеей, которую предложил Валерий Крук - сделаем одну справочную таблицу и будем хранить в ней данные всех справочников. Для этого потребуется еще одно поле - идентификатор «справочной таблицы», чтобы определить, к какому справочнику относится данная запись. А для реализации двухуровнего справочника создадим вторую таблицу, в которой будут храниться связанные с первой таблицей записи.

При установке связей между таблицами СПРАВОЧНИК и СПРАВОЧНИК Sub установим флажок «Каскадное удаление связанных записей» - это как раз тот случай, когда такая процедура будет полезной. Ведь при удалении записи из таблицы «СПРАВОЧНИК» связанные с ней данные становятся не нужными.

Если Вы откроете схему данных, то увидите только две связанные между собой справочные таблицы. В предыдущем примере к основной таблице «Адресат» были привязаны все справочники, и я еще подробно рассказывал о связях, флажках… Дело в том, что при данной схеме организации справочной системы мы не сможем прицепить таблицу «СПРАВОЧНИК» к какому либо полю, ведь в ней теперь хранятся все справочные данные. Да в этом и нет надобности. Если учесть, что пользователь будет работать с базой исключительно через формы, то вероятность ввода в основную таблицу записей, которых нет в справочной, сводиться практически к нулю.

Параметры справочников хранятся в служебной таблице tSystemFormPar. В поле Tabl указан идентификатор соответствующего справочника.
Рассмотрим отличия от предыдущего варианта.

Все глобальные переменные и константы я перенес в специальный модуль, который так и называется Constants. Хотя объявлять их можно в любом модуле, главное, чтобы они были в разделе General и начинались с ключевого слова Public, но лучше хранить их для наглядности в одном месте.

В модуль SprawForm добавилась новая функция - fFilListBox. Она во многом похожа на fFilForm, но служит для фильтрации списка, поэтому в параметрах вместо frm As Form поставлено lst As ListBox. Кроме этого, в обеих функциях изменена строка формирования фильтра:

strFiltr = " WHERE Left([" & strFieldName & "]," & Len(strFiltr) & ") = "" & strFiltr & """ & " and СПРАВОЧНИК.Type = " & strTableName

Ведь теперь нужно фильтровать не только по значению в поле фильтра, но так же и по параметру (идентификатору справочника) в таблице tSystemFormPar. Так же если для формы источник данных задается через

RecordSource = strSql1 & strFiltr & " " & strSql2

то для списка нужно использовать свойство RowSource

RowSource = strSql & strFiltr & " " & strSql1

В модуле формы «Справочник» добавилось условие отбора по полю Type таблицы СПРАВОЧНИК

Me.Subfrm.Form.RecordSource = strSql2 & " WHERE СПРАВОЧНИК.Type = " & strTableName & strSql3

и появилось новое - присвоение полю Type значения по умолчанию, равное текущему значению переменной strTableName

Me.Subfrm.Form!Type.DefaultValue = " & strTableName

Ведь если этого не сделать, то запись в таблице СПРАВОЧНИК окажется не привязанной к текущему типу справочника.

В модуле формы двухуровневого справочника «СправочникМ» видим, что формируются две пары строк - источников данных: strSql, strSql1 - для списка и strSql2, strSql3 - для табличной формы. Строки разбиты на пары потому, что между ними нужно будет вставлять условие отбора (WHERE…) Чтобы новое введенное значение в поле формы тут же отображалось в списке, служит процедура

Private Sub Fld_AfterUpdate()
DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord
Me.ListB.RowSource = strSql & " WHERE СПРАВОЧНИК.Type = " & strTableName & strSql1
End Sub

А для навигации по форме (поиску нужной записи) используем

Private Sub ListB_AfterUpdate()
Dim rs As Object
Set rs = Me.Recordset.Clone
rs.FindFirst " = " & Str(Nz(Me!, 0))
If Not rs.EOF Then Me.Bookmark = rs.Bookmark
End Sub

Чтобы исключить возможность ввода в табличную форму (источник - СПРАВОЧНИК Sub) записей, не связанных с основной формой (источник - СПРАВОЧНИК) служит процедура, которая выводит соответствующее сообщение при подобной попытке и блокирует ее:

Private Sub Subfrm_Enter()
If flgDeleteRecord = False Then
If IsNull() Then
MsgBox "Сначала нужно завести основные данные!", vbCritical, NomWers
Fld.SetFocus
End If
End If
End Sub

Раз на форме появилось второе поле фильтра, появилась соответствующая процедура фильтрации по этому полю

Private Sub П2_Change()
strFiltr = Me.П2.Text
Set idField = Me.П2
Call fFilForm(strFiltr, strSql2, strSql3, Me.Subfrm.Form, "Name")
End Sub

Подобный вариант организации справочной системы - с использованием общих таблиц для разных справочников, позволяет не только значительно упрощать создание справочников (для этого достаточно заполнить соответствующим образом таблицу tSystemFormPar), но так же уменьшает размер базы за счет меньшего количества форм и таблиц.

А теперь можете поэкспериментировать, создавая разного вида справочники - простые и двухуровневые.

Элементы справочника могут быть объединены в группы. Если объекты справочника можно группировать, то в меню Действия используется команда Новая группа , а на панели инструментов окна – кнопка Новая группа (желтая папка на верхней панели любой открытой формы). Для каждой новой группы автоматически задается уникальный код (но менять его можно) и название. Чтобы открыть группу, надо дважды щелкнуть по значку «желтая папка » или выбрать Действия \ Следующий уровень . Некоторые справочники позволяют создавать дерево групп, т. е. группы внутри групп (группы второго, третьего и т. д. уровней). Дерево групп показывается на левой половине многоуровневых справочников. Щелчком по знаку +(-) на дереве групп можно сворачивать и разворачивать структуру групп. Двойной щелчок по папке на дереве открывает группу. Для возврата к списку предыдущего уровня надо дважды щелкнуть по значку открытой группы (открытая папка) или выбрать Действия \ Предыдущий уровень .

Рис.8. Перемещение по уровням справочника.

Подчиненные справочники . Система позволяет связывать между собой элементы разных справочников. Например, в справочнике Договоры хранятся номера договоров, заключенных с конкретной организацией (или частным лицом) – элементом справочника Контрагенты . Говорят, что один справочник подчинен другому. В данном случае Контрагенты – справочник-владелец, а Договоры – подчиненный справочник.

ВИДЫ СПРАВОЧНИКОВ

Номенклатура.

Этот справочник предназначен для сохранения списка ТМЦ – товаров, продукции, материалов, услуг и т.д. – которые выполняются и получаются. Он используется как для заполнения документов, так и для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. Для элементов этого справочника можно использовать несколько единиц измерения.

Необоротные активы.

Справочник предназначен для сохранения списка объектов основных средств, нематериальных активов, других необоротных материальных активов, других необоротных активов и используется при редактировании документов и при ведении аналитического учета по трехуровневой структуре, что дает возможность соединять его элементы в произвольные группы и подгруппы.

Каждый необоротный актив характеризуется видом, который задается в реквизите «Вид необоротного актива», однозначно определяет счет и методологию учета актива и может принимать такие значения: «Основные средства», «Другие необоротные материальные активы», «Нематериальные активы», «Другие необоротные активы». В отличие от справочника «ТМЦ», для элементов этого справочника существует только одна единица измерения.

Склад продукции.

Это подчиненный справочник; справочник – владелец – «ТМЦ».

Для каждого ТМЦ с установленным видом «Продукция» справочник «Состав продукции» содержит список материалов и других расходов, которые обычно идут на производство этого ТМЦ. Кроме стандартного меню, справочник может быть открыт с помощью кнопки «Состав продукции» при редактировании ТМЦ вида «Продукция».

Подчиненный справочник справочника «Номенклатура». В нем хранится список партий ТМЦ. В случае использования метода учета «По партиям» записи в документе создаются автоматически – при проведении приходных документов, например, «Приходной накладной» или «Калькуляции». Для учета ТМЦ по средневзвешенной цене в справочнике существует только одна партия – «Партии по умолчанию», по которой и ведется весь учет.

Единицы измерения.

Справочник – владелец – «ТМЦ». Редактирование происходит путем открытия из «ТМЦ» и выбора вида ТМЦ, единицы измерения которого надо редактировать, и последующего перехода в справочник «Единицы измерения». Важным реквизитом единицы измерения является «Коэффициент». Он задает коэффициент перерасчета из указанной единицы измерения в базовую (в которой учитываются остатки товаров). Например, если некий товар учитывается в штуках и упаковках, причем в одной упаковке – 5 штук, то для такого товара можно установить базовую единицу «шт.» (в самом справочнике «ТМЦ»), и в справочнике «Единицы измерения создать дополнительную единицу «уп.», для которой указать коэффициент перерасчета, равный 5.

Справочник предназначен для сохранения списка валют и их курсов, а также используется при формировании бухгалтерских проводок по счетам, на которых установлен признак ведения валютного учета. Справочник имеет одноуровневую структуру. На вкладке «Основные» для каждого элемента справочника необходимо указать наименование, короткое наименование, курс НБУ и кратность.

Денежные счета

Одноуровневый; подчиненный справочника «Контрагенты». Сохраняте списки счетов контрагента для совершения расчетов на безналичной основе.

Места хранения.

Предназначен для ведения списка мест сохранения материально – производственных запасов (основных средств, нематериальных активов, материалов) организации. Этот справочник используется как для выписки первичных документов, так и для ведения аналитического учета по счетам 10,11,12,20,26,28 и др..

Каждый элемент справочника характеризуется типом места хранения – склад или материально – ответственное лицо, за которым числится конкретный объект учета, а также собственно наименованием места хранения.

Счета нашей фирмы.

Здесь хранится список всех мест, где могут находиться наличные и безналичные средства. Этот справочник используется как для редактирования документов, так и для ведения аналитического учета по таким счетам бухгалтерского учета: «Касса», «Счета в банках», «Балансовая стоимость валюты (налоговый учет)».

Сотрудники.

Справочник предназначен для хранения информации о сотрудниках, работающих в организации. Справочник имеет трехуровневую структуру, сотрудников в нем можно объединять в произвольные группы и подгруппы.

Валовые доходы/расходы.

Справочник используется для ведения аналитического учета по забалансовым счетам «Валовые расходы» и «Валовые доходы». Реализован трехуровневым. Верхний уровень – «Валовые расходы» ВР, «Валовые доходы» ВД и элемент «Не доходы и не расходы». Справочник организован в соответствии со структурой Декларации о прибыли. Если в каждой проводке по счетам ВР, ВД в каждом документе правильно указывать статью из этого справочника, то Декларация о прибыли сформируется автоматически.

Виды затрат

Трехуровневый справочник, используемый при создании документов и ведении аналитического учета по бухгалтерским счетам.

Налоги и отчисления.

Справочник содержит список налогов, отчислений, сборов в различные государственные целевые фонды, а также дополнительную информацию о каждом виде отчислений и налогов: ставку, границу, организацию – получателя и т.д. Справочник предназначен для автоматического вычисления сумм налогов и отчислений, при редактировании документов и ведения аналитического учета. Каждый элемент справочника характеризуется уникальным текстовым кодом и набором реквизитов.

ЗАПОЛНЕНИЕ СПРАВОЧНИКА «НОМЕНКЛАТУРА».

Повторим понятия справочника «Номенклатура », в котором хранится список ТМЦ и оказываемых или получаемых услуг.

Для удобства поиска информации, справочник реализован трехуровневым, т.е. ТМЦ в нем можно объединять в произвольные группы и подгруппы. В нижней части окна справочника выводятся цены с НДС и без него для выбранного элемента.

С помощью кнопки «Открыть партии » можно просмотреть список всех партий ТМЦ, на котором в данный момент установлен курсор.

Информация о каждом элементе справочника разделена на закладки «Цены » и «Дополнительно ». Каждый ТМЦ имеет отпускную цену и валюту продажи. Это означает, что при выписке документов (счетов – фактур и накладных) эти цены будут пересчитаны в валюту образуемого документа по заранее обозначенному курсу. Цены покупки и продажи сохраняются без НДС, а розничная цена – с НДС, и только в гривнах. Отметим, что цены не могут быть «твердыми», их можно менять в каждом конкретном документе.

Укажем особенности учета каждого вида ТМЦ:

«Товар ». Под товаром подразумевается ТМЦ, который можно приобретать и продавать. Бухгалтерский счет товаров по умолчанию – 28.1.

«Услуга ». Под услугой понимаются как услуги, оказываемые нами, так и те, которые оказываются нам сторонними организациями. Бухгалтерский счет услуг по умолчанию – 84.

«Тара ». Отличие тары от товара только в особенностях заполнения документа «Приходная накладная». Счет учета тары по умолчанию – 28.4.

«Продукция ». Под этим термином понимается ТМЦ, который производится и продается нашей организацией. Счет продукции по умолчанию – 26.

«Полуфабрикат ». Это ТМЦ, который производится и продается нашей организацией и включается в состав продукции при производстве. Счет полуфабрикатов по умолчанию – 25.

«Материал ». Это ТМЦ, который приобретается организацией и затем используется для производства продукции. Счет по умолчанию - 20.1.

«Стройматериал» , «Топливо ». Под этими видами ТМЦ подразумеваются стройматериалы и топливо, используемые для собственных нужд. Эти ТМЦ не подлежат продаже. Бухгалтерский счет по умолчанию – 20.5 и 20.3.

«Запчасти ». Сюда относятся запасные части и агрегаты, предназначенные для ремонта и замены изношенных машин, транспортных средств, разного оборудования. Бухгалтерский учет по счету 20.7

«МБП ». Малоценные и быстроизнашиваемые предметы (мелкое оборудование, инвентарь, спецодежда ит.д.). Счет учета – 22.

Для каждого вида ТМЦ, кроме бухгалтерского счета учета, необходимо также указывать счет затрат и вид затрат, которые будут использоваться при формировании проводок по приходованию услуг и по списанию ТМЦ в производство. ДЛЯ МБП в реквизитах «Счет » и «Вид затрат » необходимо указать счет и статью расходов, на которые будет списана учетная стоимость МБП при введении их в эксплуатацию.